Manter uma empresa organizada e funcional é um desafio cotidiano. Notas fiscais, contratos, propostas comerciais, recibos, títulos e licenças são alguns dos muitos documentos que um gestor lida diariamente. Manter tudo isso em ordem para que você ou seu colaborador encontre o que busca quando necessitar deve ser uma prioridade.
Mas, por mais que tudo esteja organizado e acessível, por quanto tempo você deve manter a guarda de documentos? Conhecer os prazos para guarda de documentos na empresa é fundamental para evitar acúmulo desnecessário e facilitar a vida de quem busca algo específico. Continue lendo esse artigo para entender tudo sobre a guarda de documentos na empresa!
Por que guardar os documentos da empresa?
Imagine que um fornecedor acusa sua empresa de não ter pagado um determinado produto ou serviço. Caso você não tenha a guarda de documentos prazo, mais especificamente a nota fiscal, comprovar que esse pagamento foi realizado pode demandar muitas horas de trabalho, tanto do gestor quanto do advogado responsável pelo jurídico da empresa.
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Esse é um dos muitos casos que podem acontecer caso você não se resguarde. Justamente por isso é muito importante exigir as notas e guardá-las em um local seguro, seco e organizado. Lembre-se sempre que a desorganização gera perda de tempo, o que significa literalmente jogar dinheiro fora.
Quais documentos você deve guardar?
A guarda de documentos correta, de maneira organizada e prática, dificilmente terá pontos negativos para sua empresa. Até mesmo o uso de espaço físico que um dia já foi problema para algumas empresas pode ser resolvido com a digitalização dos documentos e armazenamento em um servidor ou até mesmo na nuvem.
Separamos uma lista com alguns dos principais documentos que você deve guardar. Mas, vale lembrar que a guarda de documentos prazo dificilmente vai ser prejudicial para a sua empresa. Por isso, guarde o máximo possível, seja virtualmente ou fisicamente.
Confira a lista:
- Notas fiscais e recibos
- Imposto de Renda
- Programa de Integração Social (PIS)
- Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS)
- Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL)
- Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços (ICMS)
- Declaração do Imposto Retido na Fonte (DIRF)
- Guia de Informação e Apuração ICMS (GIA)
- Declaração de Ajuste Anual – IRPF e deduções
Por quanto tempo você deve guardar esses documentos?
De acordo com a legislação brasileira, toda empresa deve realizar a guarda de documentos os documentos por no mínimo cinco anos. Em alguns casos é preciso guardá-los por até 10 anos, como por exemplo o comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS, a Folha de Pagamento e os recibos de pagamento do 13º salário.
Existem casos específicos, como o registro do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) e a Relação de Empregado do FGTS que exigem um prazo maior, de 20 e 30 anos, respectivamente. Apesar de serem minoria, esses documentos são os que podem dar mais dor de cabeça para o gestor caso desapareçam.
Justamente por isso o mais indicado é que você digitalize todos os documentos da empresa e salve na nuvem (no Google Drive, por exemplo). Dessa maneira você pode descartar os papéis e ter a segurança de encontrar o que precisa rapidamente com apenas poucos cliques.
Bônus: 3 dicas rápidas para guarda de documentos da empresa
Em suma, separamos algumas dicas rápidas para ajudá-lo na gestão dos documentos da empresa. Confira e lembre-se de deixar um comentário caso queira completar a lista!
- Começando a organizar agora? Sem problemas! Determine o responsável pela organização, uma meta diária e, também, um prazo máximo para arrumar a casa. Lembre-se que perder tempo procurando documentos em arquivos é rasgar dinheiro!
- Crie um processo: quando um documento chegar, quais os passos até a digitalização? Quem é o responsável? O que fazer com o papel?
- Considere buscar ajuda. O volume de documentos está muito grande? Existem empresas especializadas nesse processo!
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Gostou das dicas? Gostaria de acrescentar algo? Deixe seu comentário!
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