É comum ouvirmos – e falarmos – coisas como “faltam horas no meu dia” ou “meu dia precisava ter 40 horas” ou ainda “estou tão cansado e tenho tanto por fazer”. Isso é a expressão máxima de uma rotina altamente conectada, preocupada com resultados e, também, de um pouco de falta de organização do tempo disponível.
Que não somos robôs e não podemos dar conta de tudo o que nos pedem é fato. As demandas sempre são maiores do que nossa capacidade de processamento. E então, o que fazer para otimizar a rotina e poder ser mais produtivo sem se tornar um escravo do escritório?
Estime os tempos
Antes de mais nada, crie um método de controle das suas atividades. Pode ser uma planilha, uma agenda, um caderno ou um aplicativo de tarefas. Tenha essa ferramenta como a sua central de coisas a fazer.
Em seguida, estime os tempos que você leva para cada atividade. Por exemplo, quanto tempo você tem que dedicar para fazer o imposto de renda de um cliente? Ou quantas horas você leva para fechar o balancete do mês?
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Bloqueie esse período na sua agenda sem dó. Saiba que pelas próximas X horas é nisso que você terá que se concentrar.
Priorize
É comum começarmos a ficar ansiosos quando as demandas não param de chegar. Mas tome fôlego, respire fundo e priorize. O que tem que ser feito antes? O que pode esperar?
Para ser mais que produtividade, pode até ser um favor para um grande amigo, mas se puder esperar, que espere. Melhor trabalhar focado naquilo que deve ser feito e entregar um trabalho de qualidade do que ficar preocupado o tempo todo, sem dormir, porque tem coisas urgentes esperando enquanto você está cuidando do que poderia ter sido feito depois.
Faça intervalos regulares
Só quem está a horas em determinada tarefa, como o fechamento do DRE do cliente que ainda não tem um ERP, sabe o quanto custa manter a concentração depois de determinado tempo. O cansaço chega, a falta de concentração toma conta, enfim… tudo contribui para que demore mais do que você havia previsto.
Para renovar o ar e a concentração, o ideal é que você faça pequenas pausas a cada hora ou hora e meia de trabalho, assim poderá ser mais produtivo. Levante-se, caminhe um pouco, tome um café, olhe pela janela, areje os pensamentos. Quando se sentar novamente, a concentração estará renovada e os problemas que existiam antes parecerão mais fáceis de serem resolvidos.
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Tenha metas diárias
Tem dias em que parece que você acordou completamente desprovido de articulação de pensamentos. Tudo parece mais atraente do que o trabalho que está ali na sua frente para ser feito.
Como voltar para casa não é uma opção, estabeleça metas diárias para que você mantenha a produtividade e ainda em alta. Sua agenda vai te ajudar com isso, já que você terá listadas todas as tarefas a serem realizadas. Só evite as interrupções, pois elas podem colocar seu esforço de concentração a perder.
Gostou dessas dicas para melhorar sua gestão do tempo? Que tal compartilhar com outras pessoas que estejam precisando delas também?
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