Uma das situações mais desagradáveis para um gestor de empresa ou de recursos humanos é ser surpreendido por uma fiscalização trabalhista. A recepção interfona avisando que o fiscal está aguardando, sem qualquer aviso prévio ou indicação de que isso viria a ocorrer. O gestor pede um tempo, tenta organizar a sala, força a memória para lembrar se existe alguma irregularidade que possa ser motivo de autuação. Nada. O jeito é receber o fiscal e tentar atendê-lo com o máximo de eficiência possível. Já passou por isso ou viu alguém em uma situação dessas? Realmente não é fácil. Então aprenda a se precaver e não passar por apuros quando a fiscalização chegar.
Faça uma auditoria
O primeiro passo para não ser surpreendido por uma fiscalização trabalhista, assim como na fiscalização aduaneira, é necessário ter toda a documentação em dia, os impostos pagos e os registros atualizados. Saber se existe alguma irregularidade só de cabeça não é muito fácil, portanto, audite-se. Faça um levantamento de tudo e identifique pontos que podem ser questionados pela fiscalização trabalhista, como horas extras, adicionais, contratos de trabalho, extratos previdenciários, documentos rescisórios, entre outros. Não esqueça da documentação referente à segurança do trabalho. Toda empresa deve ter esses registros e zelar pelas melhores práticas, independentemente de ter um técnico de segurança ou não. Pense que você está em uma fronteira à frente da fiscalização aduaneira, esteja preparado par tudo.
Organize a documentação
Feita a auditoria, crie um sistema para organizar a documentação e tornar a recuperação de qualquer dado fácil. Digitalizar os documentos e organizá-los em um servidor virtual pode facilitar o resgate da documentação e apresentação dos dados. Mas, como bem sabemos, também precisamos arquivar alguns documentos físicos, e são esses que costumam dar maior problema. Tenha um arquivo ordenado por ano, mês e tipo de documento. Deixe os contratos de trabalho sempre à mão, todos devidamente assinados pelos colaboradores. Anexe os espelhos de ponto, também assinados, para comprovação das horas trabalhadas, nunca se sabe o que pode ser questionado em uma fiscalização trabalhista.
Respire fundo
Se o auditor fiscal do Ministério do Trabalho está na sua porta, não adianta querer fugir e deixá-lo esperando só vai fazer com que ele se irrite. Atenda-o o mais breve possível, ofereça um café e um local tranquilo para que ele possa analisar a documentação. Responda a todas as perguntas que se referirem ao trabalho e somente ao trabalho dos colaboradores. Caso o fiscal questione questões que estão fora de sua alçada, você não é obrigado a responder. Não tente ocultar nada, pois o fiscal pode descobrir que você está mentindo e acabar autuando a empresa. Se houver qualquer irregularidade, aceite a notificação e, posteriormente, providencie o que for necessário. As empresas que agem de boa fé e regularizam a situação dentro dos prazos estipulados pelo MTE têm abatimento no valor da multa.
Aprenda com seus erros
Todo aperto serve para que aprendamos algo. No caso da fiscalização trabalhista, um corre-corre já é suficiente para aprendermos a organizar a documentação trabalhista e manter a situação da empresa regular Se o fiscal foi uma vez e viu que havia problemas, certamente ele voltará com mais frequência e com pedidos cada vez mais complexos, a fim de identificar irregularidades ainda maiores. Por fim, jamais ofereça propina ao auditor fiscal. Essa conduta pode prejudicar a empresa e a você mesmo. Caso tenha interesse em conhecer um pouco mais sobre Distribuição de Lucros, veja. Como você se prepara para as fiscalização trabalhista ? Compartilhe sua experiência conosco!
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